จดหมายเวียน

จดหมายเวียน เรียนรู้ไว้ได้ประโยชน์

องค์ประกอบที่สองของระบบสารสนเทศ คือ ซอฟต์แวร์ เฉพาะซอฟต์แวร์ประยุกต์ ยังแบ่งแยกย่อยออกไปได้อีกตามรูปแบบการใช้งาน รูปแบบแรก คือ ซอฟต์แวร์ที่เรียกว่า ซอฟต์แวร์สำเร็จรูป เป็นรูปแบบที่คุ้นเคยกันเป็นอย่างดีสำหรับการใช้งานทั่วไป อย่างเช่น โปรแกรมในกลุ่มของ Microsoft Office เป็นต้น

จดหมายเวียน

บทความนี้ ทรงอาจดอททูเดย์ จะนำเสนอการใช้งานซอฟต์แวร์สำเร็จรูปสำหรับทำจดหมายเวียน ซึ่งแน่นอนจะเป็นโปรแกรมอื่นไปไม่ได้ นอกจากโปรแกรม Microsoft Word ซึ่งเป็นความสามารถที่อยู่คู่กับโปรแกรมนี้มาหลายเวอร์ชั่น

ลักษณะของจดหมายเวียน (Mail merge) จะเป็นจดหมายที่มีเนื้อหาเดียวแต่มีผู้รับหลายคน เช่น จดหมายนัดประชุมผู้ปกครองนักเรียน จดหมายแจ้งปรับเงินเดือนพนักงาน เป็นต้น

การสร้างจดหมายเวียนด้วยโปรแกรม Microsoft Word นั้น เริ่มต้นตามขั้นตอน ดังต่อไปนี้

พิมพ์เนื้อหาของจดหมาย ทำเนื้อหาสาระของจดหมายให้เรียบร้อย โดยเว้นว่างเอาไว้สำหรับรายชื่อผู้รับจดหมาย ซึ่งโดยทั่วไปก็คือหลังคำว่า เรียน นั่นเอง จะเว้นเอาไว้ ดังตัวอย่างตามรูปที่ 1

เตรียมข้อมูลผู้รับจดหมาย ให้ไปที่ Mailings > Select Recipients > Type New List ตามลำดับ ซึ่งเป็นคำสั่งสำหรับเข้าไปเตรียมข้อมูลผู้รับจดหมาย (รูปที่ 2) ก็จะได้หน้าต่าง New Address List สำหรับพิมพ์ข้อมูลผู้รับจดหมายเข้าไป (รูปที่ 3) ให้พิมพ์เข้าไปตามจำนวนที่มีผู้รับจดหมายทั้งหมด กดปุ่ม Tab สำหรับย้ายช่อง และใช้คำสั่ง New Entry สำหรับเพิ่มผู้รับในแถวต่อๆ ไป เมื่อครบทุกคนแล้ว ให้ตอบ OK โปรแกรมจะให้บันทึกไฟล์นี้ไว้แยกต่างหากจากไฟล์เนื้อหาของจดหมาย ระบุชื่อไฟล์และที่อยู่ของไฟล์นี้ให้เรียบร้อย

ใส่ผู้รับให้กับจดหมาย ขั้นตอนนี้ ดูเหมือนจะเป็นขั้นตอนที่เห็นได้ชัดเจนที่สุดของคำว่า Mail Merge เนื่องจากเป็นขั้นตอนที่ประมาณว่าเอาไฟล์จดหมายกับไฟล์ที่อยู่ผู้รับมาผูกเข้าด้วยกัน ให้เคอร์เซอร์ของเมาส์อยู่ที่หลัง เรียน จากนั้นให้เลือกคำสั่งสำหรับแทรกข้อมูลผู้รับเข้ามา โดยเลือก Insert Merg Field ซึ่งจะมีรายชื่อ Field หรือเขตข้อมูลมาให้เลือกใส่ทีละอย่าง (ดูรูปที่ 4) ตามข้อมูลที่ยกตัวอย่างก็ให้เลือกเฉพาะเขตข้อมูล Title (คำนำหน้าชื่อ) First_Name (ชื่อ) และ Last_Name (นามสกุล) ซึ่งเมื่อเลือกเข้ามาครบทุกเขตข้อมูลแล้วจะได้ดังรูปที่ 5 ให้บันทึกไฟล์จดหมายไว้

ส่งออกผลลัพธ์ ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนสุดท้ายของจดหมายเวียน ให้คลิ๊กไปที่คำสั่ง Finish & Merge จะได้คำสั่งย่อยมาอีก 3 คำสั่งดังรูปที่ 6 ซึ่งก็คือสามารถส่งออกผลลัพธ์ได้ 3 ทาง นั่นเอง มีความหมายตามลำดับ ดังนี้ ส่งออกผลลัพธ์เป็นไฟล์เอกสาร ส่งออกผลลัพธ์ทางเครื่องพิมพ์ และ ส่งไปทางอีเมล์ ก็ให้เลือกตามจุดประสงค์การใช้งาน เมื่อเลือกการส่งออกผลลัพธ์ทางใดทางหนึ่ง และเลือกตัวเลือกว่าจะส่งจดหมายหาทุกคน (ALL) ที่มีจำนวนตามรายชื่อที่ได้พิมพ์ไว้ในขั้นตอนก่อนหน้า ผลลัพธ์ที่ได้ก็จะได้จำนวนจดหมายตามจำนวนคนที่เป็นผู้รับจดหมาย

ตามข้อมูลตัวอย่าง บันทึกข้อมูลผู้รับเข้าไป 2 คน คือ นาย ทรงอาจ แสนโคตร กับ นาย อาจ อัมพวัน ก็จะได้จดหมายออกมา 2 ฉบับ โดยที่เนื้อหาจดหมายจะเหมือนกัน แตกต่างเฉพาะชื่อผู้รับเท่านั้น ดังรูปที่ 7 และ 8

จะเห็นได้ว่า การใช้ ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปทำ จดหมายเวียน จะมีขั้นตอนสำหรับเตรียมข้อมูลบ้างเล็กน้อยเท่านั้น เมื่อทำด้วยความเข้าใจและถูกต้องแล้ว จะช่วยลดขั้นตอนการทำงานได้เยอะมากเมื่อเทียบกับวิธีที่ไม่ได้ใช้ซอฟท์แวร์สำเร็จรูปดังได้นำเสนอมานี้